PRIVACYVERKLARING - XSPECT BV

Laatste update: 16/12/2025 Versie: 1.0

1. Inleiding

Bij Xspect BV hechten we veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen in overeenstemming met de GDPR (AVG) en de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving. We zijn transparant over onze werkwijze en verwerken uitsluitend wat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

2. Definities

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking: elke bewerking op persoonsgegevens (zoals verzamelen, bewaren, gebruiken, doorgeven, verwijderen).
Verwerkingsverantwoordelijke (Controller): Xspect BV, die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.
Verwerker (Processor): externe partij die in opdracht van Xspect BV persoonsgegevens verwerkt.

3. Verwerkingsverantwoordelijke

Xspect BV

Adres: Tuinwijk 43, 8600 Diksmuide, België

BTW-nummer: BE 0784.235.496

E-mail: privacy@xspect.be

4.Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die nodig zijn voor onze B2B‑diensten (consultancy, engineering, tekenwerk), zoals:

Identificatie: naam, functie, bedrijfsnaam
Contact: e‑mail, telefoon, adres
Zakelijk: projectinformatie, correspondentie
Financieel: facturatie- en betalingsinformatie
Bronnen: rechtstreeks van u (via e‑mail, contract, offerte, projectopvolging) of van uw organisatie/collega’s.
Geen bijzondere categorieën (zoals gezondheidsgegevens) en geen gegevens van minderjarigen; onze diensten zijn gericht op B2B.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw gegevens voor:

Uitvoering van contracten en opdrachten (offertes, projectuitvoering, planning, oplevering) — art. 6(1)(b) GDPR
Klantenbeheer en communicatie (support, opvolging, service) — art. 6(1)(b) / (f) GDPR
Facturatie en wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale verplichtingen) — art. 6(1)(c) GDPR
Gerechtvaardigd belang (efficiënt bedrijfsbeheer, IT‑beveiliging, bewijs voor geschillen) — art. 6(1)(f) GDPR

Indien we marketingcommunicatie willen sturen, vragen we vooraf uw toestemming — art. 6(1)(a) GDPR (momenteel niet van toepassing).

6. Bewaartermijnen

Boekhoudkundige gegevens: 10 jaar (wettelijke verplichting
Projectgegevens: max. 7 jaar na afronding, tenzij een wettelijke verplichting of contractuele noodzaak een langere termijn vereist
Communicatie (e‑mail/berichten): max. 2 jaar

Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is of nodig is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

7. Ontvangers en verwerkers

We delen uw gegevens niet met derden, tenzij:

dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bv. IT‑hosting/cloud, boekhouding, samenwerkingspartners),
dit wettelijk verplicht is (bv. fiscus), of
u ons hiervoor opdracht geeft.

Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten die beveiliging en vertrouwelijkheid waarborgen.

8. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor het
uitvoeren van onze diensten. Met externe partijen maken wij duidelijke afspraken over gegevensbescherming.

Internationale doorgifte: Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt (bv. cloudproviders), zorgen wij
voor passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

9. Cookies

Als verwerking buiten de EU/EER plaatsvindt (bijvoorbeeld via bepaalde cloudproviders), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals
Standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit. Meer informatie kunt u bij ons opvragen via privacy@xspect.be.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

- Encryptie, toegangsbeheer (least privilege, wachtwoordbeleid, MFA waar mogelijk),
- Back‑ups en herstelprocedures,
- Logging en monitoring,
- Contractuele en interne vertrouwelijkheidsverplichtingen.

11. Uw rechten

U heeft het recht op:

- Inzage, rectificatie, wissing (art. 15–17 GDPR)
- Beperking van verwerking (art. 18 GDPR)
- Overdraagbaarheid (art. 20 GDPR)
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 GDPR)
  U kunt uw rechten uitoefenen via privacy@xspect.be. We kunnen om redelijke identificatie vragen.

Klacht indienen: Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) —

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — u heeft recht op klacht (art. 77 GDPR).

12. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies (sessiebeheer, taalvoorkeur, tijdzone) om de site correct te laten werken.

Er worden geen analytische, tracking- of marketingcookies geplaatst zonder uw toestemming (ePrivacy/GDPR).

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering uit die juridische of vergelijkbare significante gevolgen heeft voor u (art. 22 GDPR).

14. Wijzigingen

Deze verklaring kan wijzigen bij aanpassingen in wetgeving of onze processen. De meest recente versie en datum worden bovenaan vermeld.

15. Contact

Vragen of verzoeken? privacy@xspect.be