DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ - XSPECT BV

Dernière mise à jour : 16/12/2025 Version : 1.0

1. Introduction

Chez Xspect BV, nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles. Dans cette déclaration de confidentialité, vous découvrirez comment nous collectons, utilisons et sécurisons vos données conformément au RGPD et à la législation belge et européenne applicable. Nous sommes transparents sur notre méthode de travail et ne traitons que ce qui est nécessaire pour nos services.

2. Définitions

Données personnelles : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
Traitement : toute opération sur des données personnelles (telles que la collecte, la conservation, l'utilisation, la transmission, la suppression).
Responsable du traitement : Xspect BV, qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
Sous-traitant : partie externe qui traite des données personnelles pour le compte de Xspect BV.

3. Responsable du traitement

Xspect BV

Adresse : Tuinwijk 43, 8600 Diksmuide, Belgique

Numéro de TVA : BE 0784.235.496

E-mail : privacy@xspect.be

4. Quelles données collectons-nous ?

Nous ne traitons que les données nécessaires à nos services B2B (consultation, ingénierie, dessin), telles que :

Identification : nom, fonction, nom de l'entreprise
Contact : e-mail, téléphone, adresse
Commercial : informations sur les projets, correspondance
Financier : informations de facturation et de paiement
Sources : directement de vous (par e‑mail, contrat, devis, suivi de projet) ou de votre organisation/collègues.
Aucune catégorie particulière (comme les données de santé) et aucune donnée de mineurs ; nos services sont destinés au B2B.

5. Objectifs et bases légales

Nous traitons vos données pour :

Exécution de contrats et de missions (devis, exécution de projet, planification, livraison) — art. 6(1)(b) RGPD
Gestion des clients et communication (support, suivi, service) — art. 6(1)(b) / (f) RGPD
Facturation et obligations légales (comptabilité, obligations fiscales) — art. 6(1)(c) RGPD
Intérêt légitime (gestion efficace de l'entreprise, sécurité informatique, preuve pour les litiges) — art. 6(1)(f) RGPD

Si nous souhaitons envoyer des communications marketing, nous demandons votre consentement au préalable — art. 6(1)(a) RGPD (actuellement non applicable).

6. Durées de conservation

Données comptables : 10 ans (obligation légale)
Données de projet : max. 7 ans après achèvement, sauf si une obligation légale ou un besoin contractuel nécessite une durée plus longue
Communication (e‑mail/messages) : max. 2 ans

À l'issue, nous supprimons ou anonymisons les données, sauf si une conservation plus longue est légalement requise ou nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice.

7. Destinataires et sous-traitants

Nous ne partageons pas vos données avec des tiers, sauf si :

c'est nécessaire pour notre service (par ex. hébergement informatique/cloud, comptabilité, partenaires de collaboration),
c'est légalement requis (par ex. fisc), ou
vous nous en donnez l'instruction.

Nous concluons des contrats de traitement avec les sous-traitants qui garantissent la sécurité et la confidentialité.

8. Transfert international

Vos données ne sont pas partagées avec des tiers, sauf si cela est légalement requis ou nécessaire pour
l'exécution de nos services. Nous établissons des accords clairs avec des parties externes concernant la protection des données.

Transfert international : Si des données sont traitées en dehors de l'UE (par exemple, par des fournisseurs de cloud), nous veillons
à mettre en place des garanties appropriées telles que des clauses contractuelles types.

9. Cookies

Si le traitement a lieu en dehors de l'UE/EEE (par exemple via certains fournisseurs de cloud), nous veillons à mettre en place des garanties appropriées, telles que
des clauses contractuelles types (CCT) ou une décision d'adéquation. Vous pouvez demander plus d'informations auprès de nous viaprivacy@xspect.be.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

- Chiffrement, gestion des accès (principe du moindre privilège, politique de mots de passe, MFA lorsque cela est possible),
- Sauvegardes et procédures de récupération,
- Journalisation et surveillance,
- Obligations contractuelles et internes de confidentialité.

11. Vos droits

Vous avez le droit de :

- Accéder, rectifier, effacer (art. 15–17 RGPD)
- Limiter le traitement (art. 18 RGPD)
- Portabilité (art. 20 RGPD)
- S'opposer au traitement sur la base d'un intérêt légitime (art. 21 RGPD)
  Vous pouvez exercer vos droits via privacy@xspect.be. Nous pouvons demander une identification raisonnable.

Déposer une plainte : Autorité belge de protection des données (APD) —

Site web : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — vous avez le droit de porter plainte (art. 77 RGPD).

12. Cookies

Notre site utilise uniquement des cookies fonctionnels (gestion de session, préférence de langue, fuseau horaire) pour faire fonctionner le site correctement.

Aucun cookie analytique, de suivi ou de marketing n'est placé sans votre consentement (ePrivacy/RGPD).

13. Prise de décision automatisée

Nous ne procédons à aucune prise de décision automatisée ou à aucun profilage ayant des conséquences juridiques ou similaires significatives pour vous (art. 22 RGPD).

14. Modifications

Cette déclaration peut être modifiée en cas d'ajustements législatifs ou de nos processus. La version et la date les plus récentes sont indiquées en haut.

15. Contact

Questions ou demandes ?privacy@xspect.be